Com deixar de perdre el temps en activitats inútils

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Per ser més productiu, no us obligueu a concentrar-vos. Només cal que feu petits ajustaments a la vostra jornada laboral.

1. Realitzar el menor nombre de reunions possible

Passem fins a quatre hores a la setmana en reunions. Més de la meitat d'això és una pèrdua de temps. Si podeu, intenteu reduir el nombre de reunions.

• Considereu el nombre de participants. No convideu els companys a una reunió només per estar segur. Deixeu-los passar millor el temps fent la seva feina de manera més productiva.
• Les converses cara a cara sovint poden ser un bon substitut de les reunions. És molt més fàcil discutir primer els detalls del projecte amb l'empleat responsable i només després presentar la idea a tot l'equip.
• Abans de programar o assistir a una reunió formal, considereu acuradament quina informació voleu compartir amb els vostres companys. Molt sovint, la informació bàsica es pot comunicar d'una altra manera, per exemple, enllaçant un document, escrivint en un xat o, fins i tot, simplement passant-la oralment amb una tassa de cafè. Aleshores, els empleats podran respondre a la vostra informació sense interrompre el seu flux de treball.

2. Canviar la interacció amb els companys

Per descomptat, la col·laboració normalment ajuda a augmentar la productivitat. Però no és tan senzill. Segons les dades, cada empleat es distreu de mitjana set vegades per hora. I el 80% d'aquestes distraccions són coses petites i insignificants.

Per tant, en comptes de fer una pregunta tan bon punt us vingui al cap, no us preneu a distreure els vostres companys. Feu una llista i, a continuació, pregunteu d'una vegada quan l'empleat estigui lliure. A més, sovint passa que al cap d'un temps nosaltres mateixos trobem la resposta a la nostra pregunta o entenem que les tres primeres preguntes simplement ens van portar a una gran quarta part.

Si estàs distret, no has de dissenyar una comunicació complexa amb els companys. Per exemple, portar auriculars sol ser suficient per senyalitzar No molestar. Si això no funciona, proveu de traslladar-vos a una altra part de l'oficina on no us molestin. La majoria dels companys de feina s'acostumaran a aquests senyals i no et molestaran quan estiguis ocupat.

3. Reduïu el flux de correu electrònic

El problema no és el correu electrònic en si, sinó com el fem servir. Mentre que els correus electrònics anteriors contenien una gran quantitat d'informació, ara s'han convertit més en SMS. Una carta típica ara conté entre 5 i 43 paraules: informació breu i preguntes de seguiment senzilles. Aquestes cartes es multipliquen ràpidament a la vostra safata d'entrada, amenaçant-vos literalment amb un corrent de missatges no llegits.

Abans d'enviar un correu electrònic, penseu si seria més convenient utilitzar un altre mètode de transmissió d'informació.

Per exemple, amb l'ajuda de diversos missatgers instantanis, podeu enviar ràpidament missatges curts i respondre-hi sense els tràmits innecessaris que imposa el correu electrònic. I en els comentaris als documents d'accés obert, diverses persones poden deixar immediatament les seves propostes de projecte, en lloc d'embolicar-hi les bústies dels seus companys.

4. Treballa des de casa i dormi prou

Un empleat ben descansat sovint farà més en sis hores que un empleat adormit en les deu. Per tant, treballar des de casa s'està convertint en l'opció ideal per a molts. I gràcies als mitjans de comunicació moderns, els empleats no necessiten estar a la mateixa habitació per resoldre cap problema.

Alliberant-vos de la necessitat de passar diverses hores en el transport, podreu dormir prou, i això tindrà un efecte positiu en la productivitat.

Per descomptat, en alguns àmbits d'activitat és necessària una comunicació més propera amb els companys, però un o dos dies laborables a la setmana passaran a casa seran útils per als representants de qualsevol professió. Això us donarà l'oportunitat de centrar-vos en el vostre propi projecte i només dormir. La clau és trobar un ritme setmanal que s'adapti a tu i al teu equip.

5. Fes pauses freqüents

Els descansos són tan importants com el treball en si. Tanmateix, sovint no n'hi ha prou amb un simple canvi d'activitat. Per recarregar, cal aixecar-se de la taula cada hora i mitja.

Les pauses més llargues, com el dinar amb els amics o una passejada, són útils per a les persones creatives. Aquest descans és el que cal per convertir una tarda improductiva en un avenç creatiu.

No descansareu si us distreu un parell de minuts cada mitja hora. És millor abandonar el lloc de treball almenys deu minuts diverses vegades al dia.

Tot i que aquestes pauses en realitat reduiran el nombre d'hores que treballeu, seràs més eficient la resta del temps. Una jornada laboral realment productiva només és possible descansant i recuperant-se.