20 tècniques efectives de gestió del temps

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Organitza la teva vida perquè no perdis ni un minut.

1. Regla 1-3-5

Les vostres hores de treball durant el dia són limitades i la regla 1-3-5 us permet gastar-la de la manera més sàvia. La seva essència és la següent: en un dia només pots fer una tasca gran, tres mitjanes i cinc petites. Hi ha nou casos en total, ni més ni menys. La regla ajudarà a netejar progressivament les runes, essent a temps i sense treballar en excés.

2. La regla de tres

Per a aquells que no estan en sintonia amb els números o no poden fer nou coses al dia, Chris Bailey, autor de My Productive Year, va proposar la regla de tres. Diu que fer les tres coses més importants cada dia és suficient per ser productiu.

En lloc de dispersar la vostra energia i atenció en un parell de dotzenes d'elements en una llista de verificació, només heu de triar les tres tasques més importants del dia i centrar-vos-hi. Seleccioneu-ne tres més l'endemà, i així successivament. Això us mantindrà concentrat. La mateixa regla es pot aplicar per establir objectius per a la setmana, el mes o l'any.

3. Mètode 10 minuts

Tens una tasca que no vols començar? Digues-te a tu mateix: "Només faré això durant 10 minuts i després aniré a descansar". El més probable és que durant aquest temps us atraureu a la feina i ja no podreu aturar-vos.

4. Pomodoro

Aquest sistema va ser inventat per Francesco Cirillo per facilitar-li la preparació dels exàmens. Ajuda a enfocar les persones que es distreuen fàcilment. També és una bona manera de controlar el temps que dediques a una feina concreta.

Així és com funciona Pomodoro: agafes un temporitzador i el poses a 25 minuts. Després d'això, centra't en la teva feina. Quan hagin passat els 25 minuts, descanseu 5 minuts i després torneu a fer-ho tot. Després de quatre cicles, tindreu un gran descans durant mitja hora.

5. Mètode 90/30

El mètode 90/30 és utilitzat per l'escriptor i blogger Tony Schwartz, el cofundador de Buffer Leo Widrich, el crític literari Benjamin Che Kai Wai i l'empresari Thomas Oppong.

La seva essència és la següent: treballes dur durant 90 minuts, després descanses mitja hora i després repeteixes el cicle. En aquest cas, els primers 90 minuts els dediques a la tasca més important que has de fer al dia, i els següents segments els dediques a coses menys importants.

Segons la investigació de The Enchanted World of Sleep de l'especialista de Yale Peretz Lafee, 90 minuts és el temps òptim perquè una persona es concentri eficaçment en una tasca. I amb mitja hora n'hi ha prou per a un descans complet, que és confirmat per la investigació de Sleep and Wakefulness del neurofisiòleg Nathan Kleitman.

6. Mètode 52/17

Aquesta és una versió privada del mètode anterior. No és diferent excepte en números: treballes 52 minuts i després descanses 17 minuts. Segons l'experiment The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity, dut a terme pel servei d'ocupació de The Muse mitjançant l'aplicació DeskTime, aquests períodes de temps us ajuden a mantenir-vos productius i a evitar l'excés de treball. Per tant, utilitzeu el mètode 52/17 si creieu que no teniu forces per treballar durant 90 minuts seguits.

7. Menjar granotes

El mètode va ser inventat per Eat That Frog: Brian Tracy explica la veritat sobre les granotes, orador motivacional i autor d'autoajuda Brian Tracy. Anomena "granotes" tasques desagradables i difícils que has de completar, malgrat les teves reticències. Fes una cosa des del principi del dia: menja la granota. I llavors et serà més fàcil: tiraràs aquesta pedra de la teva ànima i t'asseguraràs un bon humor durant tot el dia.

8. Blocs de temps

Una cosa desagradable de les llistes de tasques pendents és que no us donen una idea de quant de temps triga una tasca. "Comprar pa" i "Acabar l'informe" ocupen una línia de la llista, però aquestes tasques són incomparables en complexitat i importància.

Un calendari és molt millor que una llista de tasques pendents: permet controlar visualment l'hora. Veus un bloc gran i t'adones que la tasca no és fàcil. Per tant, proveu la tècnica dels "blocs de temps": poseu-los al calendari i assigneu temps a cadascun segons la complexitat de la tasca. I mentre feu aquesta o aquella tasca, no us distreu amb els altres.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) és un sistema de productivitat inventat pel coach empresarial David Allen. Els seus principis principals són els següents:

1. Escriu totes les teves accions i idees en un sol lloc, l'anomenada Safata d'entrada.
2. Ordena el contingut de la safata d'entrada periòdicament prioritzant i programant les tasques. Col·loqueu notes a carpetes segons el seu contingut: "Treball", "Inici", "Compres", etc.
3. Realitzar revisions: llençar les notes innecessàries, ratllar els casos completats, moure materials que han perdut la seva rellevància per a l'arxiu.
4. Quan tot estigui planificat, procediu a l'execució. Tasques que es poden completar en un parell de minuts, resoldre'ls immediatament. Altres es poden delegar o col·locar en un calendari.

Podeu descobrir totes les complexitats de GTD a la nostra guia.

10. ZTD

Leo Babauta, autor del bloc de productivitat Zenhabits, creu que el sistema GTD de David Allen és molt complex i requereix massa esforç. Ofereix el seu sistema Zen to Done. Per seguir-lo, cal desenvolupar 10 hàbits senzills.

1. Recolliu tota la informació a la safata d'entrada.
2. Processa tots els registres sense deixar-los a la part posterior.
3. Planifica els teus objectius principals per a cada dia i els teus objectius més importants per a la setmana.
4. Centra't només en una cosa alhora, sense dispersar la teva atenció.
5. Creeu llistes de tasques curtes i senzilles.
6. Organitzeu les vostres notes en categories en funció del seu contingut, igual que al GTD original.
7. Revisa les teves notes regularment i elimina les coses innecessàries.
8. Simplificar. Redueix la llista de les teves tasques i objectius, escriu breu i clar.
9. Per sintonitzar-vos amb la feina, manteniu una determinada rutina diària en tot moment.
10. Fes el que realment vulguis fer.

11. Kanban

Mètode de productivitat japonès que t'ajuda a fer un seguiment del que estàs fent, del que ja has fet i del que cal fer en el futur. Kanban visualitza visualment el flux de treball.

Agafeu un tauler d'adhesius (o us registreu a un gestor de tasques pendents com Trello) i hi dibuixeu tres columnes: A fer, a fer, a fer. A continuació, escriviu els vostres assumptes en notes adhesives i col·loqueu-los a la columna corresponent en funció del que feu i del que ja hàgiu fet.

12. La regla dels dos minuts

Aquesta regla és una part integral de GTD, però es pot utilitzar fins i tot si no sou un fan de la tècnica d'Allen. Si la tasca dura menys de dos minuts, feu-ho immediatament. Així que descarregues el teu cervell, perquè ja no has de recordar aquest cas.

13. Safata d'entrada zero

Zero Inbox va ser inventat per l'escriptor i expert en rendiment Merlin Mann, i funciona bé amb GTD. Mann ho va aplicar als correus electrònics, però podeu gestionar casos, documents, notes i altra informació de la mateixa manera. Com el seu nom indica, l'objectiu d'aquesta tècnica és mantenir la safata d'entrada buida.

Al sistema GTD original, la safata d'entrada va anar acumulant un munt d'entrades. Heu de prendre temps per resoldre'ls i és fàcil passar per alt alguna cosa important en una safata d'entrada plena. Mann recomana desmuntar el contingut tan aviat com arribi. Obriu una safata d'entrada i decidiu què fer amb cada element: suprimir, delegar, respondre, ajornar o completar. No el tanqueu fins que no hàgiu realitzat una de les accions especificades amb tots els elements.

A més, els filtres automàtics de correu, les carpetes intel·ligents i els programes per ordenar documents us ajudaran a estalviar temps.

14. Fresc o Fregit

Fresc o fregit es tradueix a "Frec o fregit". Aquesta filosofia la va crear Domina el teu dia amb el sistema de priorització "Frec o fregit" de la bloguera Stephanie Lee. Segons ella, quan et despertes al matí, el teu cervell està "fresc", però a mesura que avança el dia es "fregeix". Això vol dir que has de determinar l'hora del teu pic de productivitat i tenir temps per fer totes les coses més importants en un dia durant aquest període. Així és com funciona.

1. Al final del dia, quan ja esteu cansat, preneu 15 minuts per crear una llista de tasques pendents per demà.
2. Mou les tasques més importants al principi del dia, a la secció Fresc. Les coses que no us agraden s'envien allà: les mateixes "granotes". S'han de fer mentre encara tinguis forces.
3. Les coses menys urgents, menys difícils i més agradables van a la secció de Fregits, és a dir, a la tarda, segons el vostre horari. Us carregaran menys el cervell.
4. Seguiu la vostra llista l'endemà al matí. Després, al vespre, componeu-ne un de nou.

Stephanie recomana FoF a les persones que cada nit s'assabenten que estan completament esgotades, però que no tenen temps, tot i que han treballat tot el dia.

15. Mètode de l'iceberg

Ramita Sethi, autora de T'ensenyaré a ser ric, utilitza aquest mètode per desar informació per a més endavant. Funciona així: deseu tots els correus electrònics, notes, articles, llistes en un sol lloc, per exemple, en un servei de presa de notes com Evernote o Notion, o com a documents. A continuació, distribuïu aquests materials utilitzant etiquetes, carpetes i categories, com vulgueu.

Reviseu aquesta informació cada 4-6 setmanes i considereu si es pot aplicar a la pràctica. Si alguna cosa és inútil, llenceu-la o arxiveu-la. Això us permet crear la vostra pròpia base de coneixement.

16. Enfocament automàtic

L'autofocus va ser inventat per The Autofocus Time Management System per l'expert en rendiment Mark Forster. Aquest sistema de planificació és adequat per a persones creatives que tenen dificultats per seguir GTD.

Escriu totes les teves activitats en un quadern sense cap ordre. A continuació, reviseu la llista, trieu els que cal fer tan aviat com sigui possible i ordeneu-los. Quan les tasques urgents estiguin resoltes, continueu amb les que més us agradin ara. Si no heu completat alguna cosa, moveu-lo al final de la llista, hi tornareu més endavant. I repeteix aquests passos dia rere dia.

17. Matriu d'Eisenhower

Aquest esquema va ser creat pel president nord-americà Dwight D. Eisenhower. La matriu té quatre seccions per a les tasques: no urgent i no important, urgent però no important, important i no urgent i urgent i important. Dividiu les vostres tasques en seccions i podreu esbrinar en què dediqueu més temps i a quines tasques s'ha de prestar més atenció.

18. Mètode 4D

El 4D va ser inventat per Edward Ray, un escriptor i consultor motivacional. El mètode està pensat per ajudar les persones que s'espanten a la vista de la seva llista de tasques pendents i no saben com abordar tots els elements acumulats.

Ray argumenta que només cal memoritzar quatre paraules per a la lletra D, i llavors no et desanimaràs davant muntanyes de feina. Aquí estan:

• Fes - Si t'han assignat una tasca, el millor és que la facis ara i tacheu-la de la llista.
• Delegat: quan no pugueu o no tingueu temps per executar alguna cosa, però teniu un assistent relativament lliure, transferiu-li la tasca.
• Suprimeix: algunes coses no són tan importants. Descarta'ls eliminant-los permanentment de la llista de tasques pendents. Si intenten imposar-vos responsabilitats innecessàries, apreneu a dir "no" amb educació.
• Retard: quan una tasca és massa gran o no requereix una execució immediata, es pot ajornar. Però definitivament heu d'establir-li uns terminis clars, en cas contrari, seguirà sent un pes mort.

Seleccioneu una tasca, feu una acció 4D amb ella i, a continuació, passeu a la següent.

19. Temporització

Normalment, les persones que intenten ser productives fan un seguiment del temps que dediquen a coses importants i s'obliden completament de considerar els períodes en què fan ximpleries. Aquest problema es resol amb la tècnica "Timing", que va ser inventada per l'expert en el camp de la gestió del temps Gleb Arkhangelsky. Et permet entendre on passa el teu temps, t'ensenya a estar més atent al que estàs fent i menys distraccions.

Agafa un quadern i anota totes les teves accions i quant les has fet, amb una precisió de 5-10 minuts. Enregistra els moments de treball, les negociacions, les reunions i fins i tot el temps passat a YouTube i als jocs. Preneu-vos un parell de setmanes per això. Llavors, llegeix la llibreta, reconeix els teus "cronòfags" de vista i treu conclusions. Potser necessiteu veure vídeos menys divertits, o passar menys temps prenent cafè, o el vostre enemic són les trucades telefòniques.

20. Mètode Tim Ferriss

Timothy Ferriss és un guru de la productivitat que va idear el seu propi mètode d'organització del treball de dues regles. La primera és la regla del 80/20, o el principi de Pareto, que estableix que el 80% del nostre treball es pot fer en el 20% del temps. El 20% restant trigarà el 80% del temps. La segona és la llei de Parkinson: el treball s'omple tot el temps que se li assigna.

La implicació d'això, diu Ferriss, és que no cal treballar més per fer-ho tot, sinó que cal centrar-se millor. Permet treballar amb total dedicació només el 20% del temps de treball, però podeu refer totes les coses realment importants. I el 80% restant es pot dedicar a una rutina senzilla perquè et puguis centrar en les tasques prioritàries i evitar l'excés de treball.