Com aplicar eficaçment el sistema GTD a la vida

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Un pla pas a pas, seguint el qual podràs implementar fàcilment aquesta tècnica de productivitat a la teva vida, establir prioritats i poder trobar sempre temps per a coses importants.

Aquest material és una continuació de l'article "". En primer lloc, val la pena familiaritzar-s'hi, ja que s'hi expliquen amb detall molts dels conceptes utilitzats.

Aquest article és una guia pas a pas sobre com aplicar GTD a la vida real. A l'hora d'escriure m'he adherit als següents principis:

• Versatilitat. Les idees que es descriuen aquí són universals, i amb la seva ajuda tothom construirà un sistema GTD per si mateix que funcionarà exactament amb els serveis als quals estan acostumats.
• Senzillesa. El sistema ha de ser intuïtivament fàcil d'utilitzar. S'ha de dedicar un mínim de temps i energia a introduir i processar la informació, així com a planificar els passos següents. Només així el sistema funcionarà a llarg termini i fins i tot després de llargues pauses: per exemple, si vas de vacances durant un mes, quan tornis, podràs restaurar el teu enfocament de la gestió empresarial.
• Fiabilitat. El més important és tenir confiança en el teu sistema, és a dir, que no oblidaràs res previst, ja que veuràs un recordatori en el moment oportú.
• Concentració en allò que és important. El sistema us ha d'ajudar a centrar-vos tant en el que esteu fent en aquest moment com en aquelles coses que són importants a llarg termini.
• plaer. El sistema de gestió de casos i tasques us hauria de satisfer. Per exemple, quan us estireu al sofà després d'un dur dia de feina amb el telèfon a les mans, creueu les tasques completades de la llista i en treu un plaer real. Sobretot quan encara es visualitza pel creixement del vostre gràfic de productivitat.

5 etapes principals del sistema GTD

Etapa 1. Recollida d'informació

Cal recollir absolutament tots els casos, fins i tot els més petits, aleshores la nostra consciència serà pura i actuarem de la manera més productiva possible.

És per això que les llistes de tasques estàndard no funcionen, perquè la majoria de la gent sovint registra només les coses més importants, i centenars de tasques que no són tan importants no es tenen en compte. Però són precisament tasques tan petites, que es recorden regularment a si mateixes, les que utilitzen una part important dels recursos del cervell i creen experiències addicionals que provoquen fatiga i estrès.

Un dels principis importants del sistema GTD és descarregar completament totes les tasques del vostre cap i posar-les en un sistema fiable que us ajudarà a recordar coses importants en el moment adequat.

També heu de tenir en compte que hi ha d'haver un nombre mínim de cistelles per recollir la informació entrant. Idealment, un. Aleshores serà més fàcil de manejar.

Etapa 2. Tractament de la informació

En aquesta fase, processem la informació que hi ha a la nostra safata d'entrada.

Hi ha tres opcions sobre com podem procedir en aquesta etapa:

• Marqueu la tasca com a "Acció", indicant el següent pas per a la seva realització i la data límit. Podeu saltar-vos d'especificar una data límit si encara no teniu una comprensió clara de quan heu de completar la tasca.
• Mou la informació al "Directori" si no cal fer-hi res, però pot ser útil en el futur.
• Esborreu la informació, determinant que és "Paperera": és a dir, no cal que feu res amb ella i no us resultarà útil en el futur.

Etapa 3. Organització d'activitats

Totes les accions passen pel següent embut.

Filtre 1: "Retall"

Fes-te la pregunta: realment hauria de fer aquesta acció? En cas de dubte, esborreu-lo.

Filtre 2: "Delegació"

Fes-te la pregunta: si això s'ha de fer, realment ho he de fer personalment? En cas contrari, deleguem i indiquem el responsable, el resultat final, les etapes intermèdies de control (punts nodals) i el termini.

Si voleu realitzar l'acció, aneu al següent filtre.

Filtre 3: "Acció"

Fes-te una pregunta: aquesta acció durarà més de 2-5 minuts? Si no, fes-ho ara i allibera el teu cap. En cas afirmatiu, registreu-vos.

Les accions del sistema poden ser dels tipus següents.

"Les següents accions" - tasques senzilles que consisteixen en una acció (trucar, escriure, anar, etc.). Per exemple, l'acció "Canviar els pneumàtics d'hivern a les rodes" constarà de les següents accions senzilles: trucar i apuntar-se a un servei de cotxes, programar una hora al calendari i conduir a un servei de cotxes a l'hora adequat.

És convenient recollir aquestes accions en llistes segons el lloc i les circumstàncies (llistes contextuals). Podria ser la llista A la botiga, on enumereu tot el que necessiteu comprar quan esteu a la botiga, o la llista A la cadira, on afegiu coses i tasques que podeu fer al vespre després de treballar a la vostra cadira preferida.. O una llista de "preguntes del cap", on anoteu totes les preguntes que tingueu per al vostre cap, per poder resoldre-les totes d'una vegada.

Normalment enregistro totes aquestes accions ja sigui al "Google Calendar" (cites i esdeveniments) o a Todoist, un servei al núvol on és convenient organitzar les tasques.

"Projectes" - tasques que requereixen més d'un pas per completar. Per engegar el projecte, cal descriure els primers passos per a la seva implementació i deixar-ne un recordatori en un sistema fiable. Com a resultat, el projecte es converteix en una cadena d'accions senzilles, cadascuna de les quals es pot realitzar en els propers cinc minuts i obtenir el resultat.

Publico projectes a les targetes de Trello. La targeta és un contenidor ideal per a projectes on pots col·locar:

• descripció i finalitat del projecte;
• enllaços a altres documents sobre el projecte;
• els noms dels responsables;
• data límit;
• llistes de verificació amb els passos següents;
• comentaris sobre el projecte;
• fitxers necessaris, etc.

Accions endarrerides … Si no podem planificar les properes accions sense esdeveniments o informació addicionals (per exemple, estem esperant que un amic enviï el número de telèfon d'un servei de cotxe, on és possible canviar els pneumàtics de manera rendible), posem aquestes accions a la secció "Ajornat". "llista. Opcionalment, podeu configurar un recordatori per comprovar alguna cosa.

Aquestes llistes de tasques pendents també es poden estructurar com a llistes contextuals. Per exemple, feu una llista amb les tasques que hàgiu assignat al vostre assistent.

Llista "Algun dia" conté tasques que no requereixen una acció activa ara, però que ens agradaria dur a terme en el futur.

Pot ser:

• llibres, vídeos formatius i cursos que vulguis comprar;
• habilitats útils que voleu dominar;
• llocs que voleu visitar;
• coses que voleu comprar.

Heu de mirar periòdicament aquesta llista, prendre notes i convertir-les en objectius pels quals treballareu.

Etapa 4. Revisió periòdica

Perquè el sistema funcioni, cal revisar periòdicament les tasques i projectes principals per eliminar els que ja no són rellevants, ordenar els nous per prioritat i enviar-los a treballar.

Per mantenir aquesta revisió de manera regular, seguiu aquests consells:

• Deixeu 30-60 minuts a la vostra programació per a la revisió (inicialment serà suficient una vegada a la setmana).
• Feu una llista de verificació o planifiqueu aquesta revisió, on s'especifiqui la seqüència, què ve després de què. Aquest pla no hauria de ser massa complicat i la revisió no us hauria de durar massa, o simplement no ho fareu amb regularitat.

A continuació es mostra un exemple de la meva llista de verificació general setmanal. Ho vaig fer en el format d'un full de trucs amb una seqüència d'accions, que mostra els serveis/documents que busco. Podeu organitzar-lo amb una llista normal o dibuixar un diagrama a mà alçada que us convingui.

Imprimiu quatre d'aquestes llistes de control al mes. Durant la revisió setmanal, agafa un d'ells a la mà i creua els elements completats de la llista. Aquest senzill exercici us motivarà a seguir fent aquestes revisions.

Etapa 5. Accions

Quan s'elabori el pla de la setmana, queda actuar. Eviteu un dels errors més grans dels principiants de GTD quan passeu massa temps organitzant tasques en lloc de completar-les.

Aquí teniu alguns consells per fer que les vostres accions siguin més efectives.

1. Fes un pla per al dia basat en el pla per a la setmana. Divideu el vostre dia en blocs, fent 2-3 blocs per a tasques importants i un parell de blocs per a altres tasques. La durada dels blocs és de 60 a 120 minuts de mitjana. Insereix temps lliure entre blocs per a tasques imprevistes.
2. Treballeu amb el sistema Pomodoro, per a això podeu configurar un temporitzador al vostre telèfon. La seva essència és senzilla: cada 25-30 minuts de treball, feu una pausa durant cinc minuts i, després del tercer bloc de treball, una pausa més llarga (15-30 minuts). El total és de tres blocs de 30 minuts, amb descansos de cinc minuts, seguits d'un descans llarg de 15-30 minuts. Podeu fer de 2 a 4 cicles d'aquest tipus al dia, depenent de la freqüència amb què us distreu.
3. Durant els blocs amb coses importants, intenteu no deixar-vos distreure amb altres persones i sons estranys (per a això, podeu activar música especial per concentrar-vos als auriculars).
4. Determineu quan el vostre nivell d'energia és més alt (per exemple, de 7 a 9 del matí), i durant aquest temps, feu les coses més importants que us apropin als vostres objectius personals.
5. No planifiqueu massa coses importants per al dia: 1-3 és suficient. És important que al final del dia, després de mirar les tasques ratllades del vostre pla, estigueu satisfet i feu el mateix pla realista per a demà.