Com allunyar-se de la "rutina" i, finalment, afrontar tasques estratègiques

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

"Qui si no jo?" - un pensament típic que t'atrau a una rutina. La preparació adequada us ajudarà a trobar temps per a les coses realment importants.

La gestió d'esdeveniments actuals de l'organització, o gestió operativa, és una part necessària del treball del projecte. Això inclou, per exemple, la interacció diària amb els subordinats o la resposta immediata a totes les tasques entrants. Però això només aporta beneficis reals si el treball es construeix sobre la base d'una estratègia ben pensada i aprovada, que hauria de fer el propietari de l'empresa. En cas contrari, és un procés interminable i caòtic que consumeix tots els recursos.

En qualsevol llibre de text sobre activitats de gestió, s'escriu com organitzar correctament el treball: dissenyar, implementar i després delegar el sistema de gestió operativa de l'empresa a la direcció superior. Però a la pràctica, tot resulta molt més complicat. Abans d'introduir un nou sistema de gestió, és important crear les condicions necessàries.

Formar el personal

Per allunyar-se de la “rutina”, cal delegar tasques. I fer-ho per no estar constantment distret pel control.

Perquè l'empresa prosperi i el propietari pugui participar en tasques estratègiques, l'equip ha de tenir líders proactius i intèrprets conscients.

Hi ha molts sistemes de tipologia d'empleats, però tots, d'una manera o d'una altra, es redueixen al fet que han de treballar a l'empresa persones motivades i interessades. Per tant, en aquesta etapa, és molt important dur a terme una avaluació d'alta qualitat del personal. Les millors maneres de resoldre aquest problema són maneres en què el criteri principal és el rendiment, no la competència. Per exemple, podeu utilitzar el mètode "360 graus": aquesta és una avaluació d'un empleat per part dels seus col·legues, subordinats, direcció, clients i ell mateix.

Què fer amb aquells que han demostrat ser empleats ineficaços? Per començar, intentarem “arreglar-los”, és a dir, motivar-los. Aquí heu d'identificar aquells que s'inspiren pels èxits: treballaran més divertit si se'ls promet un premi. Però els que estan motivats pel càstig, i els que no reaccionen gens davant l'estimulació (això és encara pitjor), s'han de desfer. És important fer aquest procés pas a pas i que no sigui obvi per a l'equip. En cas contrari, teniu totes les possibilitats d'arruïnar l'empresa.

A la resta, cal transmetre clarament la idea del que esperes d'ells, o millor dit, per a què estàs donant el teu sou. Un empleat ha d'entendre que les seves accions aporten aquest benefici a l'empresa, per això rep un sou i una bonificació així. En altres paraules, implementar un sistema transparent de motivació material basat en indicadors de rendiment - KPI (Key Performance Indicator).

Tractar amb les finances

Així doncs, l'equip es va resoldre. Passem al tema més candent per a qualsevol empresari: les finances de l'empresa.

De vegades, especialment durant el creixement ràpid, el propietari i la direcció superior s'obliden del més important: l'economia del projecte. Perquè entengueu clarament com surten i com surten els diners, heu de realitzar una sèrie de tràmits.

• Calcula l'economia de la unitat del projecte: la rendibilitat o la pèrdua d'una unitat de béns o serveis per client. Això us permetrà entendre quins productes s'han de reforçar i quins s'han d'abandonar del tot, de manera que el negoci en conjunt segueixi sent rendible.
• Identificar i promocionar el producte més marginal. Guia't pel principi: enfortir els forts per desenvolupar els febles. Si no hi ha beneficis, simplement no tindreu recursos per a noves direccions.
• Comproveu que la nòmina (nòmina) sigui adequada. Us sorprendrà, però amb el càlcul correcte de l'economia del projecte, pot resultar que "dues excavadores i mitja" us seran suficients. De vegades, en comptes de mantenir tres empleats, és millor distribuir (per un pagament addicional) una part addicional de les tasques entre dos empleats; això estalviarà significativament la nòmina.

Tot això s'ha de fer per tal de preparar l'entorn per a la transferència dels processos construïts a l'alta direcció de l'empresa.

Estandarditzar processos

Passem a les accions tàctiques. Us heu preguntat mai per què els empleats dels restaurants de menjar ràpid són tan ràpids? Perquè tenen processos ben definits: saben en quin ordre posar les hamburgueses, com moure's per la cuina per no fer mal a un company, quants grams de salsa afegir a un plat concret. El mateix s'ha de fer amb qualsevol procés de la vostra empresa.

Podeu començar amb el mateix personal: escriviu descripcions de llocs de treball. Simplement no descarregueu des d'Internet, sinó que escriviu exactament el que hauria de fer un empleat específic de la vostra empresa. Calculeu també el sistema KPI: ja hem parlat de la necessitat d'utilitzar aquesta tècnica. És millor si s'aprova per a tots els empleats.

A les vendes, assegureu-vos d'implementar un sistema CRM (Customer Relationship Management) per no perdre's un sol client i no treballar sense passar per estàndards i llistes de verificació.

Cal regular tots els processos: des de les tasques més senzilles fins a les decisions de gestió complexes. Per descomptat, de vegades es poden trencar les regles, però gràcies a un sistema de coordenades clar, no us podeu preocupar pel que està passant a aquest o aquell nivell de l'empresa.

Implementar l'automatització

Durant el procés d'estandardització, identificaràs aquelles zones que es poden i s'han d'automatitzar, és a dir, eliminar la necessitat de repetir el mateix tipus d'accions. Per exemple, en rebre una sol·licitud entrant, un gestor introdueix les dades del client en un sistema CRM, després copia la informació d'un especialista en servei al client a Excel i, per al màrqueting, transfereix la informació a Fulls de càlcul de Google. Totes aquestes manipulacions es poden evitar i, per tant, augmentar significativament l'eficiència dels empleats i el procés de producció en conjunt.

Us sorprendrà la quantitat de temps i esforç que podeu estalviar si no feu servir la mà d'obra d'un gerent per als càlculs estàndard, sinó que gasteu una vegada en una solució operativa intel·ligent. Aquests sistemes ara existeixen per a CRM en vendes, i per a tasques de comptabilitat, i fins i tot per a la contractació.

Automatitza tot el que puguis. Així evitaràs interminables errors pel factor humà, optimitzaràs els processos i, possiblement, estalviaràs salaris.

Establir la gestió operativa

Per tant, estàs envoltat d'empleats motivats que saben què han de fer per obtenir un resultat decent. Tens un model financer clar i tens una idea d'on moure't per augmentar constantment els beneficis. Els processos dins de l'empresa estan estandarditzats i automatitzats.

Ara cal delegar el control operatiu. Important: no lligueu els processos a una sola persona, per no posar-vos en una posició en què el vostre negoci depengui completament d'un responsable contractat. Després d'haver eliminat la gestió operativa de vosaltres mateixos, no creeu un altre pol, sinó que intenteu dividir les tasques en diverses àrees diferents: per exemple, confieu totes les qüestions monetàries al departament financer i treballeu amb els clients: al departament de serveis.

Ara podeu participar en la gestió estratègica amb tranquil·litat. Però assegureu-vos de comprovar almenys una vegada al trimestre si la part tàctica de la gestió del projecte coincideix amb l'estratègia que esteu implementant. Després de tot, un control raonable és la clau per al treball estable i a llarg termini de l'empresa.