Per què una llista de verificació és imprescindible per a la vostra feina

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Una llista de verificació sembla una manera molt antiga d'organitzar el vostre flux de treball, ja que hi ha tantes tècniques modernes. Però estem disposats a convèncer-vos, utilitzant un experiment científic, l'opinió d'un doctorat i l'experiència del vocalista del grup Van Halen com a arguments.

En el món modern, tenim un accés sense precedents a la informació. Podem aprendre moltes coses simplement demanant el terme de cerca correcte o obrint enciclopèdies en línia. No obstant això, amb aquesta ràfega d'informació, també ens trobem amb moltes dificultats.

Ara en sabem més que mai, però hi ha un problema amb convertir la teoria en pràctica, donar-li valor i utilitat.

En molts aspectes, l'era de la informació ens ha fet molt menys pràctics i savis. Feu-nos saber molt, però perdem fàcilment la concentració, estem distrets del principal, deixem que l'atenció es dissipi. A més, fàcilment perdem de vista els conceptes bàsics, la informació bàsica essencial i cometem errors amb el sentit de la nostra pròpia competència.

Segons el cirurgià i investigador de salut pública Atul Gawande, M. D., la gent hauria de treure el màxim profit dels seus coneixements.

Atul Gawande cirurgià, periodista i escriptor nord-americà

Podem perdonar els fracassos per ignorància. Si una persona no sabia què fer en una situació determinada, ens alegra que hagi fet tots els esforços per resoldre el problema. Però si sabia com procedir, però no va aplicar aquesta informació de la manera correcta, és difícil no enfadar-se.

Els errors comesos a causa de la ferma creença que "sé millor què fer" és sovint el més dolorós. No vau fer el possible i vau fracassar, sinó que vau seguir deliberadament l'exemple de l'excés de confiança i vau fracassar. Atul Gawande creu que això és similar a com un simple error comès per un cirurgià experimentat provoca la mort d'un pacient.

Com tractem aquest oceà d'informació? Com aprofitar al màxim el coneixement i deixar lloc als miracles? Segons el Dr. Gawande, podeu sentir el vostre propi poder i competència mitjançant una llista de verificació.

El Dr. Gawande va estudiar acuradament l'efecte de les llistes de control sobre els cirurgians, o millor dit, sobre el nombre de casos d'infecció dels pacients durant la cirurgia. Malgrat que en l'experiment hi havia cirurgians respectats i competents, tots, d'una manera o altra, correien el risc d'equivocar-se durant l'operació.

La llista de verificació presentada als cirurgians era curta i senzilla. Es deia:

• Renteu-vos les mans amb aigua i sabó.
• Netegeu la pell del pacient amb un antisèptic.
• Col·loqueu apòsits estèrils al cos del pacient.
• Posa't un barret, una màscara, una bata estèril i guants.

Els estudiants de medicina aprenen aquests passos de memòria, són evidents, senzills i necessaris. Però una persona no és una màquina, i pot oblidar-se d'una de les accions. Saltar-se un pas pot provocar una infecció, la qual cosa significa tractament addicional, costos econòmics i, en el pitjor dels casos, la mort del pacient.

Sorprenentment, tan bon punt va aparèixer aquesta llista de control davant dels ulls dels metges, van començar a cometre menys errors. El nombre d'infeccions va disminuir un 66%. Va estalviar molts diners, però el més important, va salvar més de mil vides.

Per descomptat, una llista de verificació com a forma d'estructurar els pensaments, racionalitzar les accions i recordar la informació necessària és útil no només per als metges, sinó també per a cadascun de nosaltres.

Pot ser que us resulti ofensiu escriure una llista de verificació per no oblidar res. Després de tot, ets prou intel·ligent i pots confiar en la teva pròpia memòria. Però l'objectiu principal d'una llista de verificació és la disciplina que us ajudarà a seguir el camí previst i evitar errors.

Per què fer una llista de verificació

1. La llista de verificació us ajuda a assegurar-vos que no oblideu la informació bàsica i senzilla. El Dr. Gawande creu que la llista de verificació crea una mena de "xarxa cognitiva" que ens protegeix de les nostres pròpies mancances: els límits de la memòria i l'atenció. La llista de verificació garanteix que no us oblideu de les veritats habituals en el moment en què s'acosta la fatiga o la mandra.
2. La llista de verificació allibera la teva ment, donant-li l'oportunitat de treballar en tasques realment difícils. Un cop hagis deixat de preocupar-te per coses senzilles i trivials, tindreu l'oportunitat de centrar-vos en decisions difícils. Això funciona especialment bé en els casos en què constantment sorgeixen situacions inesperades o no planificades i és bastant difícil controlar-se.
3. La llista de verificació ajuda a ser disciplinat. Això és important quan es tracta de tasques rutinàries. Quan ens acostumem a fer alguna cosa dia a dia, perdem fàcilment l'entusiasme i l'atenció, cometem errors i errors de càlcul. Si et sents massa còmode al teu lloc de treball, et relaxes i la teva atenció es distreu, la llista de verificació t'ajudarà a estar alerta cada minut.
4. La llista de verificació estalvia temps. Ja no cal que pensis en cada pas: ja ho has descrit tot en un paper. Si cal prendre una decisió ara, el temps és el recurs més valuós. Una llista de verificació us ajudarà a guanyar segons preciosos.

Sí, una llista de verificació no és la manera més original de controlar el vostre flux de treball. Però, al mateix temps, aquesta senzilla eina resulta increïblement valuosa per a aquells que busquen reduir els errors i millorar la qualitat del seu treball.

Com crear una llista de verificació eficaç

Hi ha bones llistes de verificació i dolentes. Aleshores, com creeu una llista de verificació que us ajudarà a començar?

1. Centra't només en coses senzilles. L'objectiu d'una bona llista de verificació és transmetre la informació necessària. Sense detalls. La llista de verificació no és una guia, no és un recorregut pel vostre flux de treball. Aquest és un diagrama que us ajuda a recordar les coses més importants. Una bona llista de verificació hauria de tenir de cinc a deu punts.
2. La llista de verificació ha de ser senzilla i pràctica. Utilitzeu paraules clares que descriguin amb precisió la tasca. Si necessiteu més temps per recordar exactament què significa cada element, la vostra llista de verificació és dolenta.
3. Decidiu quan fer una pausa. Quan utilitzareu la vostra llista de verificació? Quan passareu al següent article? Com comproveu que l'element s'ha completat? Trieu un moment en què reviseu la llista de verificació i assegureu-vos que tot estigui fet i que pugueu passar a la següent tasca.
4. Definiu el tipus de llista de verificació. Per exemple, si aquesta és una recepta, llegireu cada pas i seguireu les instruccions. Aquest és un tipus de lectura-do. I si la vostra llista de comprovació conté tasques de treball per avui i simplement elimineu les tasques completades, aquest és el tipus "realitzat - confirmat". Aquest pas us ajudarà a racionalitzar el vostre treball amb la vostra llista de verificació i controlar-vos millor.
5. Estigueu preparat per revisar i actualitzar la vostra llista de verificació. No dubteu a revisar-lo i fer noves tasques o modificacions. Heu d'experimentar perquè la vostra llista de verificació sigui realment eficaç.

L'últim pas és especialment important. La vostra llista de verificació no està escrita en pedra; és receptiva a les circumstàncies canviants.

Sense M&M marrons

David Lee Roth, cantant de Van Halen, té un hàbit curiós. El rocker rider sembla adequat: enumera els requisits tècnics de l'equip. Però un dels punts sorprèn regularment els empleats de sales de concerts, estadis i clubs de música: en algun lloc del centre de la llista hi ha un bol de M&M, que no hauria de contenir ni un sol caramel marró.

Aquests genets actuen com a llistes de control: els empleats es mouen d'un punt a un altre, complint les demandes del músic. Quan David Lee Roth accepta una feina, s'interessa principalment per un bol de caramels. Pots endevinar per què?

Tot i que demanar que eliminem tots els M&M marrons sembla una bogeria, David Lee Roth ho pot explicar. Si el personal de l'estadi deixa caramels marrons al bol, vol dir que no estan prestant atenció al pilot. Quan en David es troba amb un dragee així, va a comprovar tota la resta: si els instruments estan ben connectats, si l'equip està configurat correctament, si es tenen en compte els seus requisits per a les instal·lacions i l'equip. I si no hi ha caramels marrons i els treballadors del lloc van respectar fins i tot un desig tan estrany, el músic pot estar segur: tota la resta també es va fer.