Com fer un millor ús del sistema GTD

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

L'escriptor i blogger Leo Babauta explica com seguir planificant i desfer-se de tot allò que us impedeix ser productiu.

Per què és necessari aquest sistema

Getting Things Done (GTD) és un sistema conegut per fer les coses de David Allen. Quan s'utilitza, absolutament tota la informació entrant es registra i es divideix en llistes. L'objectiu és fer les coses dedicant més temps al que realment importa.

Amb el sistema GTD, podeu aconseguir un gran èxit. Aquests són només alguns d'ells:

• T'encarregues de moltes tasques.
• Tens més confiança en tu mateix.
• Procrastines menys i et distreu menys.
• Confien més en tu: els altres saben que sempre ho portes tot fins al final.
• Se us convida més sovint a treballar perquè es demana un enfocament sòlid dels negocis.
• Canvies a millor: t'adones del que és realment important per a tu, et sents curiós, comences a aprendre, a construir relacions sòlides amb la gent i a desfer-te dels vells patrons de percepció que t'obstaculitzen.
• Guanyes més.
• Ets capaç de crear una startup d'èxit o de crear una gran empresa.
• Pots compartir les teves idees en un llibre, bloc o conferència.

Però per obtenir tots aquests avantatges, cal entendre com utilitzar el sistema de manera eficaç i esbrinar què ho impedeix. Leo Babauta, escriptor i autor del popular blog Zen Habits, explica què heu de fer per a això.

Com utilitzar el sistema GTD de manera més eficient

Descobriu què us impedeix ser productiu

El costum de procrastinar. Dubta a l'hora d'abordar la tasca per la seva complexitat: o sents que no podràs fer-hi front, o no l'has entès gens. Això és procrastinació.

L'hàbit de la distracció. Heu aconseguit començar, però immediatament canvieu a una altra tasca. Tots els mateixos dubtes i incerteses t'inclinen a posposar-ho en favor d'un exercici més fàcil o simplement començar a matar el temps. Aquest canvi constant comporta una pèrdua de concentració. Al mateix temps, sembla que estaràs infinitament ocupat.

Perfeccionisme. No et pots posar a treballar durant molt de temps, perquè ara no és el moment adequat per a això. O ajornes completar-lo perquè no era perfecte.

Per exemple, voleu iniciar un bloc, però no ho feu, perquè fins que no trobeu la plataforma i el tema perfectes, no teniu prou temps lliure i encara no teniu una llista de grans idees. O heu escrit un article i no el publiqueu perquè el material encara s'ha de finalitzar; de fet, simplement no us atreviu.

Medi ambient. La gent frustra els teus plans, no fa res a temps, ho complica tot, ho fa malbé, es queixa i molesta. I, confiant en altres persones, de vegades és difícil assolir els teus objectius. Molt sovint, això és només una excusa per a tu mateix.

Distraccions. Aquestes són persones, qualsevol esdeveniment, problemes. Interfereixen amb la teva feina. Una cosa que pots controlar, una altra no.

Fatiga. Estàs cansat, famolenc, esgotat, confós o avorrit. Problemes com aquests impedeixen la concentració i fer les coses.

En aquest cas, només cal recarregar: fer una migdiada, passejar, meditar.

O assumir tasques que no requereixen molta energia: ordenar el correu, fer la rutina administrativa. Si s'ha observat fatiga durant molt de temps, revisa la teva dieta i dorm.

Pors, dubtes, sentiments d'impotència i dubtes sobre un mateix. Es troben al cor de la majoria dels obstacles esmentats anteriorment.

Determineu què us perdeu per treballar de manera més eficient

Els punts seleccionats seran la solució als problemes esmentats anteriorment.

Capacitat de prioritzar. Pots aconseguir l'èxit si dediques la major part del teu temps a tasques importants. Quan estàs ocupat amb activitats no essencials o canvies constantment entre activitats, ets menys efectiu. Heu de triar un problema important i centrar-vos només en ell.

A poc a poc, aprendràs a identificar quines tasques i projectes són de gran valor per a tu. És més important respondre missatges que escriure un article? Què és més beneficiós per a la teva carrera, felicitat, salut?

Capacitat per iniciar negocis correctament. És la tendència a procrastinar que és un dels problemes més comuns i dolorosos que impedeixen assolir un objectiu. Per tant, el més important per completar les tasques és començar.

Centra't en el primer pas, el més petit. Tan petit com sigui possible. Crea un entorn que faci més fàcil començar. Per exemple, quan el mateix Leo va voler desenvolupar l'hàbit de córrer, només es va centrar en posar-se les sabatilles i sortir de casa.

Treball de sprint. Aquest enfocament us ajuda a fer front a la multitasca i les distraccions. Aquesta tècnica també s'anomena Pomodoro. Es basa en la divisió del treball en intervals curts de 15-25 minuts (esprints), durant els quals cal concentrar-se només en una tasca, sense distreure's per res més.

Això és seguit d'un breu descans, després del qual s'inicia un nou sprint. Si mai no heu utilitzat aquest mètode, podeu organitzar un parell d'aquests segments de treball al dia i, després d'una setmana, començar a augmentar-ne el nombre gradualment.

Gestió de la llista de tasques. Ajuda a concentrar-se i fer front a tot allò previst. Però intenta no complicar-te massa. Trobeu un programa de planificació senzill, escriviu tot el que necessiteu fer en un futur proper i cada dia trieu en quines tasques us centrareu avui.

Programeu tres tasques importants i tres menors per al dia: aquest nombre pot canviar en funció de la durada de la vostra jornada laboral, la complexitat de les tasques i la velocitat de realització.

Capacitat d'acceptar errors. El perfeccionisme s'interposa en el camí de fer les coses. Per tant, no us preocupeu tant per la perfecció del vostre treball com per la seva finalització. Seguiu la regla del "primer esborrany dolent" de l'escriptora Ann Lamotte.

Està convençuda que l'única manera de començar a escriure bé (i començar a fer-ho) és dibuixar un esborrany feble i inútil. Al cap d'una estona, tornaràs al resultat i el poliràs.

Treballar en un mode d'incertesa. Les pors i les dificultats sovint us perseguiran. Per tant, és molt útil aprendre a treballar en un estat d'incertesa: mantenir el control, no amagar-se de les tasques i experiències interiors, i no queixar-se.

Per fer-ho, cada vegada que notis una cosa així darrere teu, deixa-ho tot de banda i intenta sentir el teu estat. Accepta-ho. Presta atenció a les teves sensacions físiques. Assegureu-vos que la inseguretat i el malestar estiguin bé. Aprèn a apreciar els moments tal com són.

Capacitat de veure el panorama general. Una cosa és estar completament concentrat en una única tasca, i una altra molt diferent és poder mirar la situació en el seu conjunt. S'ha de fer una anàlisi general de la situació al matí i al vespre, així com un parell de vegades durant el dia, per si cal ajustar el pla d'acció.

Tots estem de vegades distrets, interromputs i enfrontats a dificultats imprevistes. Per mantenir la productivitat, cal aprendre a canviar el focus quan sigui necessari.

Capacitat de ser responsable. En primer lloc, vol dir no culpar a altres persones de totes les dificultats que t'enfrontes en el camí per assolir el teu objectiu. Assumir la responsabilitat total de la seva part del treball.

Sigues líder: mostra iniciativa, segueix l'èxit de tot l'equip, encara que siguis un simple subordinat.

Comunicació oberta. De manera que tothom entengui clarament les seves responsabilitats i límits, així com les conseqüències de l'incompliment. Això ajudarà a crear una estructura en la qual tots els implicats puguin treballar de manera més fàcil i eficient. Intenta tractar la gent de manera sincera i positiva, malgrat tots els seus defectes.

Capacitat de planificar. L'abundància de tasques al diari no contribueix de cap manera a l'assoliment de l'objectiu. En canvi, el millor és fer una llista mínima responent preguntes senzilles. Com començar el dia per completar tasques importants? Com córrer sprints perquè ningú et distregui? De què cal responsabilitzar-se? Quan val la pena recollir el teu correu? A quina hora he de programar reunions? Com valoraràs el teu dia?

Les respostes us ajudaran a planificar el vostre dia. No t'esforces perquè sigui perfecte. Analitzant el que està passant, amb el temps trobaràs la millor opció.

Per on començar la millora

Fes un pla senzill. No és gens necessari intentar dominar totes les habilitats que falten alhora. Per començar, el millor és centrar-se en els quatre primers que practicaràs diàriament:

• Prioritzar i definir les tasques del dia.
• Treball de sprint.
• Meditació: quan sents por, incertesa o inseguretat.
• Anàlisi al final de la jornada i revisió del pla.

Tingueu en compte què fareu i com. Mostra el pla resultant a algú que coneguis i fes-li un informe cada dia durant una setmana. Prometeu cada setmana compartir els vostres èxits, reptes i com us preparareu per a l'inici d'un nou període de set dies.

Preneu-vos 10 minuts cada vespre per revisar com va anar el vostre dia i si heu completat tots els punts del vostre pla. Anoteu què va passar, què va impedir, com podeu accelerar el moviment cap endavant.

Amb el temps, els sprints, la meditació i altres habilitats us seran més fàcils. A continuació, comenceu a aprendre enfocaments nous i efectius a mesura que milloreu gradualment el vostre sistema. El més important és recordar practicar.