Per què no hi ha prou temps i energia per a les coses més importants i què fer-hi

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

La culpa és de la trampa d'urgència. Descobrim com funciona i com no entrar-hi.

Quantes vegades, al final d'un dia dur i ocupat, t'has adonat que semblaves que estiguessis girant com un esquirol en una roda durant moltes hores i resolvís molts problemes, però no dedicaves temps a projectes realment importants? Quantes vegades t'has promès ocupar-te d'assumptes personals que siguin significatius per a tu: esports, creativitat, estudi, però no els has pogut ni començar durant mesos? Si t'ha passat això, aleshores, com la majoria de la gent, has caigut en el parany de la urgència.

Quina és la trampa d'urgència

La investigació de la Johns Hopkins University School of Business ha demostrat que sovint abandonem les tasques interessants i importants en favor de les urgents. I estem literalment predisposats a ajornar projectes significatius per a més endavant, en primer lloc, assumir aquells que, segons ens sembla, cal fer-ho ara mateix.

Això s'anomena trampa d'urgència. Ens porta a l'estrès, l'esgotament emocional i, curiosament, la pèrdua de diners. Els investigadors han descobert que tendim a assumir una tasca que sembla més urgent, encara que paguem menys per una tasca amb un termini més suau. Això passa per diversos motius.

Per què caiem en el parany de la urgència

1. Patim si no podem completar la tasca

Això es va descobrir l'any 1927, i després es va confirmar més d'una vegada: la gent se sent incòmoda si hi ha un assumpte pendent que penja sobre ells. Aquesta característica del pensament es va anomenar efecte Zeigarnik. I com que les tasques urgents, per regla general, són prou petites i no triguen molt de temps, no podem ajornar-les, perquè aleshores no es ratllarà el següent element de la llista de tasques pendents. I ens agafem a aquestes petites tasques, les resolem una per una i no ens podem aturar. Com passa amb un paquet de patates fregides: fins que no us mengeu tot, no us calmaràs.

2. Estem atrapats en un túnel i no veiem res al voltant

És a dir, ens trobem tan aclaparats pels afers a curt termini que literalment no podem exhalar, mirar el nostre horari des de fora i avaluar què és realment important i què no. Aquesta situació es pot comparar amb la visió de túnel: no veiem la imatge completa, sinó només un fragment que està al centre de la nostra atenció ara mateix.

3. No podem organitzar correctament la jornada laboral

Si els processos no es depuren per culpa teva o per culpa de la direcció, les tasques rutinàries comencen a consumir, literalment, temps i esforç. Suposem que ets massa mandrós per crear plantilles per a documents i cartes, i cada vegada passes moltes hores precioses treballant amb la documentació o el correu entrant. O el vostre director de projecte no ha acordat amb el client fer totes les edicions alhora i us heu de distreure amb nous comentaris innombrables vegades.

4. Ens sembla que si ignorem una tasca urgent, es produirà un desastre

Vindrà un líder o client malvat i jurarà molt, us privaran de diners, el cel caurà a terra, morirem tots.

Totes aquestes notificacions de nous missatges, trucades, edicions, petites comandes addicionals creen la il·lusió que no es poden ajornar. Encara que, de fet, no hi ha tantes tasques realment ardents.

Com evitar quedar atrapat en la urgència

1. Comença el dia amb tasques importants i no urgents

Els clàssics llibres de gestió del temps diuen que el primer que cal fer és "menjar-se la granota". És a dir, acabar amb una tasca petita i poc agradable. Hi ha lògica en aquest plantejament: després de fer una trucada difícil o de respondre cartes avorrides, ens sentim guanyadors i a l'alça ens ocuparem d'altres coses.

Però hi ha el risc que la primera "granota" sigui seguida de la segona, després la tercera, la quarta… I ara és el vespre, les "granotes" s'han menjat de manera incommensurable, però les mans no han arribat a allò realment important. tasques. Per tant, podeu provar el contrari: començar el dia amb allò més significatiu, però no urgent, i només després passar a tot aquest munt de petites tasques.

2. Aprèn a fer un descans

No us afanyeu a respondre immediatament als nous missatges i a realitzar petites tasques i sol·licituds. Inhala i expira i aprecia com és d'urgent això realment. Si la tasca pateix, posposa-la prioritzant el projecte més gran i valuós.

3. Intenta treballar en blocs

Posem per cas 40 minuts per a tasques importants i 15 minuts per a tasques urgents. Configureu un temporitzador perquè la petita rutina no us xucle massa, i tan bon punt soni, torna a les coses grans. El més probable és que una trucada o una carta pugui esperar els propers 40 minuts.

4. Combina coses

Es poden fer moltes coses petites mentre vas al metro, fas cua a l'oficina de correus, esperant un nen d'una lliçó de dibuix. És poc probable que sigui possible participar en una tesi, un llibre, un informe o un pla en aquests moments, però és molt possible respondre ràpidament als missatges, omplir alguns formularis, fer modificacions menors.

5. Recordeu que les tasques urgents no acabaran mai

És un error molt gran pensar que ara netejaràs ràpidament tota aquesta rutina: concertar una cita amb un metge, respondre cartes, demanar al teu fill unes sabatilles esportives noves, omplir una butlleta de notes, i després, amb el cor lleuger, s'ocuparà de projectes laborals i personals importants: actualitzar el seu portfoli i currículum, llegir un llibre en una llengua estrangera, buscar informació per investigar. Ai, això no serà així. Les petites coses continuaran caient damunt teu fins que les controlis.