Com enviar els empleats en viatges de negocis sense tràmits: experiència personal

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

T'expliquem els principals problemes dels viatges de negocis i t'expliquem com pots resoldre'ls.

Problema # 1. Sistema d'aprovació lent

Cada viatge és un munt de correspondència en què faig d'intermediari. Es necessita molt de temps enviar missatges, a més hi ha la possibilitat de confondre's i cometre errors, sobretot quan hi ha diverses persones volant.

Una vegada vaig entendre malament un empleat i vaig acordar un bitllet per al vol equivocat. No era reemborsable, de manera que l'empresa va haver de gastar diners en un segon bitllet, amb la data correcta, i perdre uns 10 mil rubles.

Com resoldre el problema

Curt: automatitzar el procés.

Els serveis de reserva en línia de viatges fan front a aquesta tasca: ho vaig provar. Es pot utilitzar per planificar viatges de negocis, comprar bitllets d'avió i de tren i reservar hotels. No cal que pagueu per connectar-vos i utilitzar el servei.

El servei pot ser utilitzat no només pel director general i de l'oficina, sinó també per tots els empleats de l'empresa. No hi ha límit en el nombre d'usuaris, així que de seguida vaig penjar les dades de tots els nois que van de viatge de negocis al perfil del Lifehacker a OneTwoTrip for Business. Podeu afegir-lo manualment o des de fitxers XLS i CSV. Per fer-ho, a l'apartat "Empleats" hi ha un botó "Importar".

Quan afegiu un usuari, podeu introduir immediatament les dades dels passaports russos i estrangers, per no tornar-los a omplir cada vegada.

Per a cada empleat, podeu establir un límit de viatge i restringir els drets d'accés. Per exemple, establiu un límit per a una comanda i seleccioneu un hotel de fins a tres estrelles. Quan un empleat marxa, el seu perfil es bloqueja. No podrà entrar al seu compte personal, però es mantindrà tota la història i els informes sobre ell.

Això va simplificar molt la meva feina: un empleat pot iniciar sessió al seu compte personal amb la seva contrasenya, seleccionar el vol i l'hotel desitjats i reservar-los sense pagar. Per acordar les entrades, no cal enviar captures de pantalla a Telegram: el director, com a administrador, veu les reserves i les comandes de tots els empleats a la secció "Comandes".

Problema # 2. Costos elevats

Intentem planificar els viatges amb antelació per comprar els bitllets més barats. És cert que això no sempre funciona.

Com resoldre el problema

Curt: estalvieu en bitllets i hotels comprant-los a través del servei de viatges en línia.

OneTwoTrip for Business garanteix que els bitllets d'avió costen el mateix o més barats que els dels particulars.

L'estalvi s'aconsegueix mitjançant una gran rotació i la contractació directa amb companyies aèries i hotels.

El lloc ofereix uns 2 milions d'opcions d'allotjament per a diferents pressupostos: hotels, apartaments, hostals. Més de 1.000 dels més populars tenen les seves pròpies relacions amb OneTwoTrip for Business. Si l'objecte que necessita el client no es troba al sistema, el servei pot subscriure un contracte amb ell a petició.

Si es confirmen els plans i s'aprova el viatge, els bitllets es poden comprar en dos clics. Si no, cancel·leu la vostra reserva. Totes les targetes de fidelització de les companyies aèries són vàlides, de manera que podeu continuar acumulant milles. El servei concerta promocions amb bancs: per exemple, pot retornar cashback amb bonificacions per compres amb targeta corporativa.

Problema núm. 3. Entrades llargues i facturació

Quan els bitllets i l'hotel s'han acordat amb el gestor, em poso en contacte amb la companyia aèria i l'hotel per rebre una factura de pagament. Cada organització té les seves pròpies regles de pagament per a les persones jurídiques: en algun lloc heu d'escriure al correu electrònic, en algun lloc heu d'omplir un fitxer Excel amb els detalls de l'empresa, en algun lloc, un formulari al lloc web. Va passar que vaig haver de trucar repetidament a la línia directa per obtenir documents. Es necessita molt de temps i l'emissió de bitllets de vegades triga diversos dies. Algunes empreses no emeten en absolut factures a persones jurídiques. En aquests casos, cal renunciar a la compra i buscar un altre vol o hotel.

Com resoldre el problema

Curt:pagar els bitllets i l'hotel amb una factura a la web del servei d'organització de viatges de negocis.

A OneTwoTrip for Business, jo i altres empleats que tinguin accés adequat podem reservar i pagar entrades i hotels amb la mateixa facilitat que els individus. Tot el procés dura 2-3 minuts: introduïu el vostre compte personal, empleneu la data i la destinació i seleccioneu el vol desitjat. No cal que introduïu les dades del passaport ni el número de la targeta de bonificació, es carregaran automàticament quan seleccioneu un empleat de la llista.

A més, podeu crear un itinerari complex o organitzar el vostre viatge de manera més flexible. Per exemple, vola un dia amb diferents companyies aèries: al matí d'Uliànovsk a Moscou amb Aeroflot, i al vespre torna a Pobeda. Això està permès perquè el servei en línia pot "enganxar" bitllets de diferents companyies aèries en una sola comanda. Si organitzes tu mateix el teu viatge, en aquest cas, caldria més temps: correspondència amb dues companyies aèries, dues factures de pagament, el doble de documents de tancament.

Podeu pagar les entrades i l'hotel de dues maneres: amb dipòsit i amb targeta bancària corporativa. Utilitzo un dipòsit: cal que ompliu-lo per avançat per qualsevol import mitjançant la facturació des de la secció "Compte". La compra es realitza immediatament, i no només durant l'horari d'obertura del banc.

Per a qualsevol problema, podeu contactar amb l'equip d'assistència del servei. Treballa les 24 hores del dia i prestarà assistència, fins i tot en cas de força major al vespre o els caps de setmana.

Problema núm. 4. Tancament de documents

El viatge de negocis no acaba amb la compra d'entrades i reserves d'hotel. Cal molt més esforç per preparar els documents de tancament. S'han de sol·licitar per separat a la companyia aèria i a l'hotel, que els envien exclusivament en paper. Sovint, els enviaments no arriben per correu i es perden. Això es revela durant el període d'informe, de manera que cal buscar urgentment el contacte d'algú que pugui duplicar els documents de tancament.

Com resoldre el problema

Curt:confiar la formació dels documents de tancament OneTwoTrip for Business.

A OneTwoTrip for Business amb factures i informes, tot és molt més senzill. Cada mes rebem un acte per tots els serveis i una factura per als hotels amb IVA, cada trimestre, un acte de conciliació. Totes les factures i informes s'emmagatzemen a la secció "Documents". Podeu configurar quin dels empleats hi té accés: secretària, comptable, gerent. Els documents no tenen cap limitació en el període d'emmagatzematge al vostre compte personal i estan disponibles en qualsevol moment.

Quina és la línia de fons

Organitzar viatges de negocis estalvia temps i diners. El servei us permet:

• rebutjar la llarga correspondència amb companyies aèries i hotels;
• coordinar els viatges directament amb el cap;
• reservar les opcions de vol i allotjament més rendibles;
• emetre bitllets i l'hotel en 2-3 minuts en un sol lloc;
• pagar les entrades sense esperar la factura;
• simplificar la preparació i emmagatzematge dels documents de tancament.