3 consells per acabar sempre les reunions a temps

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Apreneu a treure el màxim profit de les vostres reunions escurçant-les en només 5-10 minuts.

Si hi ha diverses cites per al dia, una reunió llarga pot interrompre tots els plans. L'emprenedor Patrick Ewers ofereix tres estratègies per evitar-ho.

1. Abans de la reunió: escurçar la durada de la reunió

Molt sovint, les reunions duren mitja hora o una hora. El més convenient és introduir aquests intervals de temps al calendari. Però per això, resulta que una reunió comença immediatament després de l'altra. Com a resultat, hi ha moltes molèsties.

Substituïu les reunions de mitja hora per reunions de 25 minuts i les reunions per hora per altres de 50 minuts. Tindreu temps per fer-ho tot igual que abans. Però entre dues reunions que se succeeixen, quedarà poc temps per preparar-se o resoldre problemes urgents.

Per no ofendre cap dels participants, aviseu amb antelació dels canvis. Quan feu una cita, només cal mencionar que les vostres reunions tenen una durada de 25 o 50 minuts.

2. Durant la reunió: recordar a l'audiència l'objectiu de la reunió i fer un resum conjunt

Els primers minuts de la reunió són molt importants. Utilitzeu-los per recordar a tothom per què sou aquí i quant de temps durarà la reunió. Esmenta que tens uns 50 minuts per discutir tots els problemes, i els cinc últims es dedicaran a resumir. Aleshores, ningú s'estranyarà que hagis començat a tancar la reunió després de 45 minuts. Molt probablement, altres participants fins i tot estaran agraïts, perquè així estalvieu no només el vostre temps, sinó també el seu.

Estableix un recordatori o, que sonarà en 45 minuts, i posa el telèfon sobre la taula perquè tothom recordi l'hora i no es distregui. Quan soni l'alarma, finalitza la reunió, siguis on siguis.

Si no has tingut temps de resoldre tots els problemes, en els cinc minuts restants, programa una nova reunió l'endemà. I:

• repetir qui va prendre el compromís;
• enumera breument les principals conclusions;
• acordar els propers passos;
• Comparteix alguna cosa positiva, com ara el que t'ha agradat en aquesta reunió.

3. Després de la reunió: repassa breument la reunió passada i prepara't per a la següent

Després d'una reunió de 50 minuts, hauríeu de tenir 10 minuts lliures. Dediqueu els cinc primers a l'anàlisi dels punts principals de la reunió anterior, per no oblidar res. A més, anoteu un esborrany de carta a tots els participants per recordar-los i els compromisos. Això augmentarà el valor del temps dedicat i, a més, proporcionarà alguna cosa encara més valuosa: una sensació de finalització.

Dediqueu els segons cinc minuts preparant-vos per a la propera reunió. Si ja coneixeu els membres, recordeu-vos:

• quins temes s'han de discutir;
• quines tasques prèvies calia completar;
• què en saps dels participants: els seus interessos professionals i personals.

Si no coneixeu la persona amb qui us aniràs a trobar, busca informació sobre ell: especifica el nom i la posició, consulta els perfils a les xarxes socials. I pensa amb quina frase començaràs la conversa.