Taula de continguts:
2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49
Per ser productiu, centra't en el temps, no en les tasques.
Una bona gestió del temps significa obtenir més resultats en menys temps. El popular blocaire i emprenedor Thomas Oppong explica com fer bons plans per assolir els vostres objectius i per què les llistes de tasques senzilles només poden impedir la productivitat.
Per què les llistes de tasques habituals no funcionen
En una llista de tasques senzilles, no reflecteix el temps que trigarà a completar cap tasca. I el més probable és que comenceu amb petites i senzilles que no triguen més de cinc minuts.
A poc a poc, arribes a la conclusió que una i altra vegada només prens coses senzilles, i constantment deixes les importants i que requereixen temps per a més endavant. Com a resultat, els grans projectes no es mouen. I la majoria de punts del pla queden sense complir, perquè se'n segueixen afegint de nous, sense tenir cap sistema de control.
Aquí es desencadena l'efecte Zeigarnik, segons el qual la gent recorda millor les accions incompletes o interrompudes que les realitzades. Això vol dir que els pensaments de les tasques pendents de la llista de tasques pendents continuaran girant pel vostre cap fins que les completeu. Seràs perseguit per un sentiment obsessiu que dificulta centrar-se en fer la feina. Això pot provocar, en última instància, estrès i insomni.
Com planificar eficaçment
Descriu el teu dia ideal
Jason Womack, entrenador executiu, conferenciant i autor sobre productivitat, recomana el seu enfocament per organitzar el procés per assolir un objectiu. Suggereix escriure un guió per al dia perfecte per centrar-se. La consciència que l'ideal és per a tu et motiva a treballar.
Per crear un guió, respon les preguntes següents.
- Com vols passar el dia?
- Quines tasques s'han de fer avui?
- Quan ets més productiu?
A partir de les respostes, podeu dividir el temps de treball en segments, cadascun dels quals contindrà determinades tasques de la vostra llista de tasques pendents.
Aquest mètode us ajudarà a treballar de manera més eficaç amb la vostra llista de tasques pendents i a fer front a les tasques urgents i importants a temps.
Planifica-ho tot al calendari
Perquè les vostres llistes de tasques pendents siguin tan efectives com sigui possible, no feu plans senzills sense terminis i terminis, sinó que apreneu a utilitzar el calendari amb prudència.
Descriu amb detall el proper dia o una setmana sencera. Marca totes les teves coses al calendari i viu segons l'horari creat. Això us ajudarà a decidir quin projecte abordar primer i si podeu afegir més tasques.
En lloc de la vostra priorització habitual, formeu elements del pla amb una data i hora exactes, especialment en les tasques més importants. Això donarà una sensació d'urgència i podreu completar-los en un moment determinat.
Avaluar cada tasca
Si no analitzes com passes cada dia, és probable que en estiguis malgastant la major part.
Una de les regles importants de la productivitat és no deixar que una tasca trigui més del que necessita.
Per a una gestió eficaç del temps, no n'hi ha prou amb saber què s'ha de fer. Cal tenir en compte quant de temps trigarà. És millor dir: "Avui només tinc 40 minuts per fer això", en lloc de planificar les coses en un simple ordre d'importància sense terminis concrets.
Afegiu a la vostra llista de tasques pendents una estimació del temps que trigarà a completar cada element. Intenta programar cada minut de 8 a 17 h. Determinar amb antelació quan hi haurà pauses. Programa per comprovar les notificacions, el correu electrònic i les xarxes socials.
Pot semblar que aquesta activitat només fa perdre el temps. Però, en realitat, estableix el llistó que intenteu complir. Com a resultat, veuràs que la teva concentració ha millorat.
Fer un seguiment del temps que dediques a les tasques pot ser un autèntic descobriment per a tu. Això definirà l'estil del vostre treball i el podreu millorar. També t'ajuda a entendre a quina hora del dia ets més o menys efectiu.
El mesurament és el primer pas necessari per controlar i, finalment, millorar el rendiment. Si no pots mesurar alguna cosa, no ho pots entendre. Si no pots entendre alguna cosa, no ho pots controlar. I si no el pots controlar, definitivament no el pots millorar.
James Harrington Emprenedor, especialista en gestió de processos
Analitzeu el vostre temps i, a continuació, podreu assignar-lo correctament.
Cronologia
Obriu el vostre planificador diari o l'aplicació de programació i afegiu terminis a la vostra llista de tasques. Assigna un nivell de prioritat per a cadascun.
I per entendre què val la pena dedicar més temps, responeu-vos a algunes preguntes:
- Quines tasques trigaran menys de 20 minuts?
- Quines tasques trigaran més d'una hora?
- Què és el millor per fer al matí quan tens més energia?
Ara en comptes de "Finalitzar el projecte de disseny" escriviu "Finalitzar el projecte de disseny en dues hores". Encara que no tinguis temps d'acabar-lo, almenys sortiràs de terra sense passar-hi tot el dia.
Si no teniu cap objectiu per completar la tasca en una data específica, planifiqueu dedicar-hi una certa quantitat de temps cada dia. I després passar a altres coses igualment importants. D'aquesta manera, a poc a poc us podeu desfer de grans tasques.
Dividiu les tasques grans en de més petites
Algunes tasques poden trigar hores o fins i tot dies. Si teniu un gran projecte per davant, preneu-vos uns minuts per pensar-hi. De quines parts consta? Quant esforç requereix i quant de temps trigarà? Anoti-ho.
A continuació, divideix el projecte en diverses tasques amb un termini clar i resol-les una a la vegada fins que s'hagi completat. Com més petites accions tingueu, més factibles semblaran.
Quan una quantitat inabordable de treball es converteix en alguna cosa petita, el cervell se centra en el que s'ha de fer ara mateix: en una tasca específica i un petit objectiu. Per tant, és millor organitzar sprints de 40-60 minuts amb pauses curtes.
Treballeu una tasca a la vegada
Doneu-li tota la vostra atenció i aleshores podreu ser el més efectiu possible.
Mark Murphy, de Forbes, explica: "Quan la gent pot evitar les interrupcions de la feina, hi ha un 67% de possibilitats que tinguin la impressió que "avui ha estat un dia molt productiu".
Realment té sentit treballar durant una hora en una tasca sense distraccions. Però pot ser difícil, sobretot si rebeu notificacions constantment o heu de respondre preguntes dels companys.
Per exemple, la tècnica Pomodoro ajuda a centrar-se en el treball. Implica sprints de treball de 25 minuts amb pauses curtes de 5 minuts. Després de diversos enfocaments d'aquest tipus, podeu relaxar-vos completament.
Aquest mètode no és universal: la durada de la concentració i l'estil de treball són diferents per a cadascú. Així que proveu diferents tècniques de gestió del temps i ateneu-vos a la que us funcioni personalment.
Per exemple, si sou més productiu al matí, ajorneu les tasques que triguen més temps. Això us ajudarà a organitzar-vos més i aconseguir més.
Recomanat:
Per què és millor mantenir una llista de tasques pendents en lloc d'una llista de tasques pendents
La moda generalitzada de la productivitat ha fet que les llistes de tasques pendents siguin molt populars. Però en la forma que estem acostumats -com a pla de futur- no sempre són útils
Sistema de programació senzill per a aquells que estan cansats de la gestió del temps, els objectius i les llistes de tasques pendents
Un sistema de gestió de tasques senzill i especialment indicat per a autònoms. Funciona de manera eficient i estalvia temps de planificació
Per què un calendari és més efectiu que les llistes de tasques pendents
La planificació del temps és molt important perquè el temps és el recurs més valuós. Aquí és on un calendari és útil, que és més eficient que les llistes de tasques pendents
Per què a Franklin li agradaven les llistes o com fer que les tasques pendents funcionin
La cultura va fer néixer les llistes. Allà on mires, les llistes són a tot arreu. Umberto Eco Recentment, a Lifehacker, vam descobrir per què les llistes de tasques pendents no sempre funcionen. Avui ens familiaritzarem amb el sistema d'ús de llistes de Benjamin Franklin, així com aprendrem 4 secrets de com fer feina.
Per què no sempre funcionen les llistes de tasques pendents?
Les llistes de tasques pendents són molt útils. T'ajuden a gestionar el teu temps de manera racional, a no recordar res i a aconseguir un major èxit en el teu àmbit professional i personal. Però molts estan convençuts que totes aquestes llistes de tasques són una pèrdua de temps, no funcionen.