Com fer el que creieu impossible

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Els secrets de productivitat de Scott Hanselman, un dels programadors més famosos de Microsoft.

Scott Hanselman no és només un dels experts web de Microsoft més respectats del món. És un gran orador. Al seu bloc, podcast i vídeos, parla de gadgets, TI i eficàcia personal. Això és el que pensa Scott Hanselman sobre la productivitat.

No tinguis por d'equivocar-te

“De vegades és útil fer un error. No tingueu por de trencar el bosc , és fins i tot estrany escoltar aquest consell d'una persona tan super eficaç com Hanselman. En el punt àlgid de la seva carrera, sembla estar a temps per a tot: blogs i Twitter, gravar podcasts, parlar regularment en conferències. En els darrers anys, ha estat coautor de més de mitja dotzena de llibres. Tot i que té una dona i dos fills.

Com ho fa? La resposta no només us interessa. Molts estan perplexos: “Scott, per què una activitat tan agitada? Estàs dormint? Hanselman respon: “Perquè he de ballar! Sempre que començo a pensar que hauria de parar, recordo aquest meme i aquest nen inspirat.

"Com menys fas, més pots fer. Aquesta és una llei d'escala típica", diu Hanselman. Escalar és canviar els vostres límits canviant el vostre enfocament de la productivitat.

Hanselman va revelar els seus secrets per a la productivitat en una xerrada de 42 minuts. Tots els seus consells, des de la regla d'una lletra fins a trobar el vostre propi Robert Scoble, són factibles.

Segons ell, simplement va adaptar les tècniques de productivitat de David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (tècnica Pomodoro) i Katie Sierra.

El següent és un resum del discurs de Hanselman GOTO 2012 i un resum de la seva presentació a Webstock 2014.

Busqueu senyals d'advertència de perill

No sempre va ser difícil mantenir-se concentrat. Internet no sempre estava ple de centenars de pàgines de contingut fresc, encara no llegit. El flux d'informació que et va distreure no sempre va ser continu. Hanselman recorda que quan només estava aprenent a programar, tot el coneixement que necessitava estava contingut en dos llibres.

Scott Hanselman

A Internet es creen exabytes d'informació, la meitat dels quals són escombraries. Les distraccions consumeixen un terç del dia. Estem desbordats, però ens diem a nosaltres mateixos que ho podem fer tot, només hem de treballar tard.

Atura! Aquest és un senyal d'advertència de perill. Si et trobes pensant que t'has de quedar despert fins tard per posar-te al dia amb el teu horari, tens un problema. Un gran problema, i la solució no és tan senzilla com "Espero netejar totes les tasques de la meva llista de tasques pendents".

"L'esperança no és un pla", diu Hanselman. "L'esperança està esperant quan només vas amb el flux".

Comprendre la diferència entre productivitat i eficiència

Aleshores, què fas quan veus un senyal que adverteix d'un perill? Hanselman té una solució. Però abans de revelar-ho, Scott defineix i contrasta la productivitat i l'eficiència.

• La productivitat és aconseguir un objectiu. És important decidir què fer. La productivitat consisteix a triar les metes i objectius adequats i després assolir-los.
• L'eficiència consisteix a completar les tasques de la manera més ergonòmica i orientada al procés.

Scott Hanselman

La productivitat és fer el correcte. L'eficiència és fer les coses bé. En altres paraules, la productivitat significa triar una direcció, i l'eficiència significa córrer ràpidament en aquesta direcció.

Quan entenguis que són dues coses diferents, entendràs com de poderoses són les eines.

Definir què vol dir treballar

Hanselman també se centra en la trinitat del concepte de "treball" descrit.

1. Un treball predeterminat és aquell que està planificat per endavant.
2. El treball que sorgeix és el que et distreu del pla.
3. El treball definit és quan t'asseus i penses què has de fer.

Segons Hanselman, cal dedicar més temps al tercer punt. Amb quina freqüència dediques una hora a la teva agenda per pensar bé què fer després? En comptes d'això, mirant la llista de tasques pendents, ens embarassam, remodelem la llista de tasques pendents, amb l'esperança de pegar els forats. Però de fet, la llista només creix a partir d'això.

Preneu-vos el temps per pensar en el vostre proper treball. Per als professionals, això no triga de mitjana més d'una hora al dia.

Fer, llançar, delegar, retardar

Hanselman destaca una altra tècnica d'Allen de la seva famosa Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate.

Aquesta és una gran solució de correu electrònic. Feu una tasca des del correu electrònic si triga un minut i s'ha programat. En cas contrari, deixeu-ho anar, delegueu-lo o posposeu-lo; feu-ho més tard o delegueu-lo a una altra persona.

"No tinguis por de trencar el bosc" sona poc natural. De fet, aquest enfocament us permet centrar-vos millor en el treball que en una situació en què la càrrega de la responsabilitat pressiona permanentment la psique.

Dir que no és difícil. Però el sentiment de culpa associat a la paraula "sí" és molt pitjor que el malestar de rendir-se. A tot arreu, inclòs Internet, podeu controlar i ordenar els vostres fluxos de dades.

Per filtrar la informació i planificar les coses a fer, Hanselman recomana una matriu de gestió del temps.

	Urgent	No urgent
Important	jo Situacions crítiques. Problemes urgents. Projectes i treballs amb data límit.	II Establiment de connexions. Busca noves oportunitats. Planificació. Recuperació de forces.
Sense importància	III Converses estranyes i trucades telefòniques. Una mena de correspondència. Algunes reunions. Afers de rutina.	IV Petites coses que fan perdre el temps. Correspondència. Trucades de telèfon. Un passatemps ocioso.

Quan alguna cosa és alhora urgent i important, per exemple, una dona està donant a llum o es produeix un atac d'apendicitis, hauríeu d'actuar amb la velocitat del llamp. Si l'assumpte no és urgent i sense importància, és millor no fer-ho en absolut. I, per desgràcia, sovint perdem el temps en coses urgents però sense importància. Actuar amb urgència és un mal hàbit per a molts de nosaltres.

Entendre el correu electrònic

Scott Hanselman rep centenars de correus electrònics cada dia i comparteix el seu enfocament a Inbox.

Aplica la regla d'una lletra

Canviar la configuració de les cartes entrants canvia radicalment l'enfocament de treballar amb el correu electrònic. Creeu una carpeta per a les cartes en què us trobeu a la còpia i una carpeta separada per als missatges, on sou l'únic destinatari. Les cartes que cauen a la primera carpeta són a priori sense importància.

Però, què passa si el cap t'envia una còpia de la tasca i després et pregunta: "Per què no vas completar la meva tasca?" La resposta és senzilla: "Estava a la còpia, pensava que només m'informaves". El cap no ho faria mai més.

Com a arquitecte comunitari de Microsoft, Hanselman utilitza una altra carpeta a la seva bústia, Externa. “Són persones que no treballen a l'empresa, però són importants per a mi. Responc tots els seus correus electrònics , va explicar Scott.

No reviseu el vostre correu al matí o a la nit

És senzill: has contestat la carta al matí, has rebut una resposta immediata, has tornat a respondre… Com a conseqüència, la correspondència en la qual havies previst dedicar menys d'una hora pot trigar mig dia.

Scott Hanselman

Revisar el correu al matí és com viatjar en el temps. 9:00 - aixeca't, revisa el teu correu. Ens hem despertat, ja és el sopar, és hora d'anar a berenar. I ara el rellotge ja són les 14:30, és hora de treballar… Com va passar això? Acabeu d'obrir el vostre client de correu electrònic al matí.

A més, responent als correus electrònics al matí (o a la nit), acostumes la gent a aquesta hora. En respondre un correu electrònic a les 2 a.m. una vegada, us heu creat una reputació d'escriure correus electrònics a les 2 a.m. i heu indicat el vostre hàbit d'urgència.

Comproveu el vostre correu al migdia segons la vostra rutina diària i sorpreneu-vos de quant podeu fer en un dia.

Troba el teu Robert Scoble

No hauríeu de revisar el vostre correu de tant en tant per por de perdre's alguna cosa. "En general tinc una safata d'entrada buida, però quan estic de vacances, pot haver-hi 500 correus electrònics", explica Hanselman.

Sovint a les conferències es poden veure ponents que, tot just havent acabat la seva intervenció, són més propensos a córrer al seu ordinador portàtil per mirar el seu compte de correu electrònic. Un té la impressió que la seva feina és esborrar cartes a temps.

Per eradicar aquest hàbit, Hanselman aconsella utilitzar els anomenats agregadors de confiança. Són companys que sempre estan al corrent de l'estat actual. A Microsoft, aquest era Robert Scoble.

Scott Hanselman

M'he subscrit a milers de blocs. Però perquè? Qui és el millor lector de blocs del món? Robert Scoble! Per mi mateix, vaig decidir: no sóc Scoble, llegir tants blocs no és natural. I saps què vaig fer? Vaig començar a llegir el seu blog. Dels milers de blocs que he seguit, n'he deixat cinc, que em serveixen d'agregador de notícies. És el mateix que veure tots els informatius durant el dia o simplement veure el programa final al vespre.

Trobeu el vostre "agregador de confiança" a l'empresa. Per fer-ho, només has de preguntar-te, qui és la persona que sempre està al corrent del que està passant i ho compartirà de bon grat amb tu?

Mantingueu-vos al corrent

Sigui el que sigui important que passi al món i a la teva vida, segur que ho sabràs. Si passa el proper 11 de setembre, se us informarà.

Per tant, prova com en un capoll. No deixeu que la vostra atenció vagi prement Alt + Tab a Gmail tot el temps.

Desa les pulsacions de tecla

Seguint l'exemple del periodista i evangelista de Microsoft John Adella, Hanselman demana "estalviar les pulsacions del teclat". L'exemple següent explicarà què significa això.

Scott Hanselman

Si en Brian m'envia una carta amb una pregunta realment interessant sobre ASP. NET, i responc llargament i inspirat (cinc paràgrafs amb exemples de codi, etc.), no només li dono una resposta escrita detallada que resolgui el seu problema., li dono 10 mil pulsacions de tecles. Però la vida és curta, el nombre d'aquests clics és limitat: no els recuperaré mai, només els vaig donar a Brian. Al mateix temps, ni tan sols sé si llegirà el meu missatge. Com ser doncs? Com no gastar, sinó multiplicar les pulsacions de tecles? Estic escrivint una entrada al blog i envio l'enllaç a Brian. Aleshores, els meus clics es multiplicaran fins i tot després de morir, sempre que algú vegi la pàgina del meu bloc.

Escriu cartes curtes: de tres a quatre frases. Qualsevol cosa més llarga hauria d'estar en un bloc, Viquipèdia, PMF, base de coneixement o qualsevol altre document. El correu electrònic no és un lloc per emmagatzemar coneixement; les teves pulsacions s'estan morint allà.

Entén la safata d'entrada a la teva vida

Ordenar significa separar, tamisar o eliminar alguna cosa.

Un flux continu d'informació no només va al vostre correu electrònic, sinó també a la safata d'entrada condicional de la vostra vida. Notificacions sobre missatges a les xarxes socials, sobre l'estrena d'un nou episodi de la teva sèrie de televisió preferida i similars: dediquem temps a tots aquests petits esdeveniments. Això vol dir que també s'han de classificar.

Hanselman ofereix una analogia una mica aterridora: hi va haver una emergència a l'aparcament, moltes persones van resultar ferides. Hem d'actuar! La teva feina és posar una etiqueta al dit de tots: morts o vius i com s'han de tractar. Amb la safata d'entrada, sempre som humans a les nostres vides: posem embenats a un malalt de càncer, mentre algú altre està a punt de perdre un braç. Fem coses que fan perdre el temps però que no tenen valor.

Ordena els fluxos de soroll d'informació (Twitter, Facebook, correu electrònic, SMS, missatgeria instantània, etc.) en funció del valor. Si alguna cosa es pot descartar amb seguretat, fes-ho.

Desfer-se de l'estrès mental innecessari

Imagina't subscriure't a Netflix, feliç de poder veure la segona temporada de House of Cards quan vulguis. Per exemple, aquesta nit, després de posar els nens al llit.

La veritat és que quan us vau registrar, vau renunciar al comportament proactiu. Ja no decideixes què i quan fer. Les pressions i les subscripcions diverses us sotmeten a circumstàncies externes i us obliguen a realitzar tasques des de l'exterior. Hi ha un nou episodi? Heu de mirar - no desaparegueu la mateixa subscripció!

Tot això posa pressió sobre la psique. Porteu una càrrega mental innecessària que us obstrueix la ment i interfereix amb la productivitat.

Deixa divendres per pensar

Mentre penseu en les coses que vindran, feu-vos sempre la pregunta: Quines tres coses puc fer avui, quines aquesta setmana i quines aquest any? Aquesta és l'anomenada regla de tres. Hanselman ho va obtenir del seu col·lega gestor de programes de Microsoft, Jay Dee Meier.

Escriu tres tasques per avui, per a la setmana i per a l'any.

Dilluns, a l'inici d'una nova setmana, tindreu una idea clara dels propers dies. Divendres, hauríeu de parar, mirar enrere la darrera setmana de feina i pensar. Pregunteu-vos: "Va ser una setmana d'èxit? Podria haver fet alguna cosa diferent? Què puc canviar?" És important acabar cada dia sense sentir-se culpable pel temps perdut.

Prova la tècnica Pomodoro

Aquesta tècnica de gestió del temps va ser proposada per Francesco Cirillo a finals dels anys vuitanta. La qüestió és centrar-se en la tasca durant 25 minuts i després fer un petit descans.

Hanselman recomana aquesta tècnica. Al mateix temps, aconsella fer un seguiment de totes les distraccions que us han sorgit en 25 minuts. Marqueu a la llibreta quan penseu en un foraster (distracció interna) o algú, com un company, us ha distret (factors externs).

Primer tindreu unes sis distraccions, després una, i després desapareixen. Com a resultat, mesuraràs la teva productivitat pel nombre de "tomàquets" realitzats al dia.

Adonar-se que estar ocupat és una forma de mandra

Timothy Ferriss

Estar ocupat és una forma de mandra, pensament mandrós i accions promiscues.

Ocupat, productiu. Algunes persones boges ocupades es sorprendran, però ser creatiu i crear alguna cosa és el contrari de passar l'estona.

Hanselman posa l'exemple següent: una persona "tuiteja" activament: sembla estar molt ocupada, i després desapareix durant un mes quan apareix un projecte realment significatiu. Quan estàs ocupat, simplement no hi ha temps per a Twitter i altres ximpleries.

Doneu-ho per fet: la multitasca és un mite

Segons Hanselman, el nombre òptim de tasques alhora és una. Si creus que pots gestionar moltes tasques alhora, t'equivoques.

- només és canviar entre tasques, que requereix un canvi de contextos. Expliquem-ho amb un exemple. Alguna vegada has tingut això: estàs treballant en alguna cosa i de sobte sona el telèfon? Estàs enfadat. Aquest és el teu pare, però encara estàs enfadat, perquè et truca a la feina a les tres de la tarda, quan estàs totalment concentrat. Agafes el telèfon i dius alguna cosa com "Ho sento, però sembla que estic treballant aquí…" Després estàs trist durant 10-15 minuts més. Aleshores heu de tornar a la feina: "Així, què estava pensant allà?"

El canvi de context no funciona. Tanmateix, hi ha multitasca acceptable. Coses que pots fer al mateix temps:

1. Caminar i mastegar xiclet.
2. Entrena i escolta podcasts.
3. Condueix i escolta la bústia de veu.
4. Conduir a la feina i llegir (en transport públic).
5. Condueix a la feina i pensa.
6. Aprofiteu bé el temps d'inactivitat.

Desfer-se del soroll mental

Christopher Hawkins

Si alguna cosa no m'ajuda a guanyar diners, no millora la meva vida d'alguna manera, és un soroll mental que cal eliminar.

Hanselman aconsella canviar la primera part d'aquesta cita de Christopher Hawkins."Si no m'ajuda a expandir el meu negoci (pagar la meva hipoteca, passar temps amb la meva família, substituir el que és el teu objectiu principal), això és un soroll mental".

Per a Scott, aquesta prioritat és la família: "Tot el que faig, cada decisió que prenc, és per tornar ràpidament a casa amb els nens".

Deures

El discurs de Hanselman acaba amb la següent tasca:

1. Ordena els teus fluxos d'informació.
2. Planificar sprints de treball.
3. Elimina les distraccions.
4. Tingueu en compte: treballant amb la safata d'entrada de la vostra vida, sou eficient o productiu?
5. Considereu la vostra llista d'eines personals.

Tingueu en compte que Hanselman no va dir ni una paraula sobre Evernote o altres sistemes. "Podeu passar més temps llegint llibres de productivitat i construint un sistema, encara que potser tot el que necessiteu és una llista de tasques pendents". Potser només necessites entendre la diferència entre quan estàs "ocupat" i quan estàs fent la feina desitjada.